Veel overhead door gebrek aan inzicht bij Wematrans.
Wematrans stond voor verschillende uitdagingen. Ten eerste wilden ze de volledigheid en juistheid van hun facturatie waarborgen. “Wematrans heeft nooit met getekende pakbonnen gewerkt. We willen aan de hand van een scan aantonen dat wij een opdracht hebben uitgevoerd.” vertelt Onno Corsten, financieel manager bij Wematrans.
Bovendien ontvingen ze regelmatig telefoontjes van klanten die wilden weten waar hun gekochte producten zich in de keten bevonden, deze informatie helpt hen met het plannen van productielijnen of het vervolgtransport.
Ten slotte leidden incidentele fouten, zoals het ontbreken van een kar bij levering, tot tijdrovende zoekacties, wat niet alleen frustrerend was voor Wematrans, maar ook voor klanten en ontvangers. Joost Steijn, logistiek manager bij Arend Roses en klant van Wematrans, geeft aan: “Als we niet weten waar een partij is kun je soms wel drie kwartier gaan bellen. Problemen oplossen is gewoon niet het leukste dat er is. Je wilt gewoon met je werk bezig zijn.”
Hoe hebben we dit aangepakt?
Om deze uitdagingen aan te pakken, was het duidelijk dat Wematrans meer inzicht moest krijgen in de vervoersstromen. Om de karren traceerbaar te maken, moeten ze op verschillende locaties worden geïdentificeerd. Bovendien moeten de locaties geverifieerd kunnen worden.
Om de karren te identificeren, krijgt elke kar een unieke QR-code. Klanten kunnen na het invoeren van een transportopdracht in het portaal de begeleidingsbrieven afdrukken met deze QR-codes.
De locaties worden geverifieerd door het scannen van locatiebordjes, wat betrouwbaarder en nauwkeuriger is dan GPS. Medewerkers van Wematrans zijn nu uitgerust met scanners en scannen elke stap in het proces, van het laden bij de klant tot de levering bij de ontvanger. De afleveringsscan fungeert nu ook als afleverbewijs, vergelijkbaar met een digitale getekende pakbon.
Wat betekent dit voor Wematrans?
Door het verkregen inzicht worden fouten in het proces nu voorkomen. Wematrans ziet precies waar alle karren zijn. Zo hebben ze het meteen door als er een kar te weinig -óf een verkeerde kar- is geladen. Mocht een kar toch onopgemerkt ergens in het proces blijven steken, dan zien ze precies waar deze kar te vinden is. Dat scheelt een hoop zoekwerk en frustratie. Bovendien zien ze precies hoeveel karren op welke locaties zijn geleverd. Dit zorgt voor een foutloze administratie en facturatie.
Tot slot zijn ook de klanten van Wematrans blij met de ontwikkeling. Zij hebben zicht op al hun zendingen. Dit zorgt ervoor dat ze Wematrans niet meer hoeven te bellen als hun klant vraagt om de status van hun zending.
Bonus!
In een vervolgfase zijn er enkele directe koppelingen gerealiseerd met klanten van Wematrans. Hierdoor kunnen deze klanten (kwekers) vanuit hun eigen systeem transportopdrachten inschieten in het planningssysteem van Wematrans. Dit scheelt zowel Wematrans als haar klanten tijd met het doorgeven en verwerken van transportopdrachten. Ook kunnen er geen communicatiefouten meer optreden. Tot slot worden de begeleidingsbrieven van deze klanten voorzien van Floritrack QR-code’s. Hierdoor worden de zendingen traceerbaar terwijl de kwekers gewoon met hun eigen brieven kunnen blijven werken.
